Extranets & Portails collaboratifs

Un espace numérique dédié à vos clients, partenaires ou collaborateurs

Documents envoyés par e-mail, demandes reçues par différents canaux, fichiers partagés, informations difficiles à retrouver... Lorsque les échanges se multiplient, leur centralisation devient rapidement un enjeu.

Formasoft|Pro conçoit et développe des extranets et portails collaboratifs sur mesure permettant de réunir dans un espace sécurisé les informations, documents et services que vous souhaitez mettre à disposition de vos utilisateurs.

Clients, fournisseurs, partenaires, adhérents ou collaborateurs disposent ainsi d’un espace personnel accessible en ligne, avec des fonctionnalités et des contenus adaptés à leur profil.

Qu’est-ce qu’un extranet ?

Un extranet est un espace web privé et sécurisé permettant à une organisation de partager des informations ou des services avec des utilisateurs identifiés.

Contrairement à un site Internet public, son accès nécessite généralement une authentification. Chaque utilisateur peut ensuite accéder aux informations et fonctionnalités correspondant à son profil et à ses droits.

Un extranet peut compléter votre site Internet existant ou constituer une plateforme indépendante entièrement dédiée aux échanges avec vos utilisateurs.

À quoi peut servir un portail collaboratif ?

Un portail collaboratif permet d’aller plus loin que la simple consultation d’informations. Les utilisateurs peuvent interagir avec votre organisation et participer directement à différents processus.

Selon votre activité, ils peuvent par exemple :

• consulter et mettre à jour leurs informations ;
• déposer ou télécharger des documents ;
• effectuer une demande en ligne ;
• suivre l’avancement d’un dossier ;
• consulter des contrats, factures ou justificatifs ;
• échanger avec vos équipes ;
• répondre à des demandes d’informations ;
• accéder à des ressources réservées ;
• valider certaines étapes ou certains documents ;
• recevoir des notifications et alertes.

Le portail devient ainsi un point d’entrée unique dans la relation entre votre organisation et ses différents interlocuteurs.

Créer un espace client sécurisé

Un espace client sur mesure permet de proposer à chaque client un accès personnalisé aux informations et services qui le concernent.

Après authentification, il peut par exemple retrouver ses dossiers, commandes, contrats, documents, factures, échanges ou demandes en cours.

L’espace client améliore la qualité du service tout en réduisant les sollicitations répétitives auprès de vos équipes.

Certaines opérations peuvent être réalisées directement en ligne, sans nécessiter d’échange par e-mail ou par téléphone.

Des portails adaptés à chaque type d’utilisateur

Un même projet peut réunir plusieurs populations disposant chacune de besoins et de droits différents.

Portail clients

Donnez à vos clients un accès sécurisé à leurs informations, documents, dossiers, commandes ou services.

Portail fournisseurs

Centralisez les échanges avec vos fournisseurs : documents, commandes, demandes, informations produits, justificatifs ou suivi des opérations.

Portail partenaires

Mettez à disposition de votre réseau de partenaires les informations, ressources et outils nécessaires à votre collaboration.

Portail adhérents

Associations, fédérations, réseaux professionnels ou organismes peuvent proposer à leurs adhérents un espace personnel pour gérer leur profil, consulter des ressources, accéder à des documents ou utiliser des services réservés.

Portail collaborateurs

Certaines fonctionnalités peuvent également être destinées à vos équipes internes afin de faciliter les échanges entre collaborateurs, services ou établissements.

Centraliser les documents et les échanges

Les échanges de documents constituent souvent l’une des principales raisons de mettre en place un extranet.

Plutôt que d’envoyer des fichiers par e-mail, les utilisateurs peuvent les déposer ou les consulter directement depuis leur espace sécurisé.

Les documents restent associés au bon client, partenaire, dossier ou opération. Leur disponibilité peut être contrôlée en fonction du profil de l’utilisateur.

Le portail peut également intégrer un système de messagerie interne, de commentaires ou d’échanges associés à un dossier, permettant de conserver l’historique des communications au même endroit.

Dématérialiser les demandes et formulaires

Un extranet permet de remplacer de nombreux échanges manuels par des formulaires et parcours numériques structurés.

Une demande peut être saisie directement par l’utilisateur, accompagnée des documents nécessaires puis transmise à vos équipes.

Son état peut ensuite être consulté depuis le portail : réceptionnée, en cours d’analyse, informations complémentaires nécessaires, validée ou terminée.

Cette dématérialisation facilite le travail de vos équipes tout en donnant davantage de visibilité à vos utilisateurs.

Des accès et droits personnalisés

La gestion des accès constitue un élément essentiel d’un extranet.

Chaque utilisateur possède un compte et peut disposer de droits différents selon son profil, son organisation ou les services auxquels il a accès.

Un client ne voit que ses propres informations. Un partenaire peut accéder aux données de son périmètre. Un responsable peut disposer d’une vision plus large.

Nous pouvons également intégrer différents mécanismes d’authentification et de gestion des comptes selon les exigences du projet.

Un portail connecté à votre système d’information

L’intérêt d’un extranet est encore plus important lorsqu’il communique directement avec les logiciels utilisés par votre organisation.

Nous pouvons développer des API et connecteurs permettant au portail d’échanger des informations avec votre ERP, CRM, application métier, logiciel comptable ou d’autres services externes.

Un client peut ainsi consulter dans son espace une information provenant directement de votre système de gestion, sans qu’un collaborateur ait besoin de la saisir une seconde fois.

Inversement, une information ou un document transmis depuis l’extranet peut alimenter automatiquement vos outils internes.

Notifications, alertes et suivi des demandes

Un portail collaboratif peut informer automatiquement ses utilisateurs lorsqu’une action les concerne.

Dépôt d’un nouveau document, changement de statut, réponse à une demande, échéance ou information importante peuvent déclencher une notification par e-mail, SMS ou directement dans l’espace utilisateur.

Vos équipes disposent de leur côté d’une vision centralisée des demandes en cours et des actions restant à traiter.

Une expérience adaptée à votre identité et à vos utilisateurs

Un extranet constitue souvent une extension directe de la relation entre votre organisation et ses clients ou partenaires.

Son interface doit donc être cohérente avec votre identité tout en restant particulièrement simple à utiliser.

Nous travaillons les parcours UX/UI afin que chaque utilisateur accède rapidement aux informations et fonctionnalités dont il a besoin.

Les interfaces sont conçues en responsive design afin d’être utilisables depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Un extranet développé sur mesure et capable d’évoluer

Nous ne partons pas d’un portail générique auquel votre organisation doit ensuite essayer de s’adapter.

Les fonctionnalités sont définies en fonction de vos utilisateurs, de vos échanges et de vos processus.

Le portail peut ensuite évoluer progressivement : nouveaux profils, nouveaux services, nouveaux documents, nouveaux parcours ou connexion à de nouveaux logiciels.

Cette approche permet de disposer d’une solution réellement adaptée aujourd’hui tout en conservant la possibilité de la faire évoluer demain.

Notre méthode pour concevoir votre extranet

Identifier les utilisateurs

Nous commençons par identifier les différentes populations qui utiliseront le portail : clients, partenaires, fournisseurs, adhérents, collaborateurs ou autres intervenants.

Définir les services proposés

Pour chaque profil, nous déterminons les informations accessibles, les actions possibles et les échanges nécessaires avec votre organisation.

Concevoir les parcours utilisateurs

L’interface et la navigation sont ensuite pensées pour permettre à chaque utilisateur d’accéder simplement aux fonctionnalités qui le concernent.

Connecter le portail à vos outils

Lorsque cela est pertinent, nous identifions les données pouvant être automatiquement échangées avec votre système d’information.

Développer et faire évoluer la plateforme

Le développement peut être réalisé progressivement, afin de valider les usages et d’enrichir le portail en fonction des besoins réels de ses utilisateurs.

Une agence pour développer votre extranet à Saint-Étienne

Basée à Andrézieux-Bouthéon, près de Saint-Étienne dans la Loire, Formasoft|Pro conçoit depuis plus de 20 ans des solutions web adaptées aux besoins spécifiques des entreprises et organisations.

Notre équipe prend en charge l’analyse fonctionnelle, l’UX/UI et le développement de votre extranet ou portail collaboratif sur mesure.

Nous accompagnons des organisations situées à Saint-Étienne, dans la Loire, à Lyon et en Auvergne-Rhône-Alpes, ainsi que des clients partout en France.

Vous souhaitez créer un espace privé pour vos utilisateurs ?

Vous souhaitez simplifier les échanges avec vos clients, fournisseurs, partenaires ou adhérents ? Centraliser leurs documents ? Leur permettre de suivre leurs demandes ou d’accéder directement à vos services ?

Présentez-nous les utilisateurs concernés et les échanges que vous souhaitez simplifier.

Nous concevrons avec vous un portail adapté à votre organisation et aux usages réels de vos utilisateurs.